Automātiskās konferenču vadības sistēmas noma

Konferencēs ar lielu dalībnieku skaitu, arvien plašāk tiek pielietoti moderni tehnoloģiski risinājumi, lai profesionāli nodrošinātu tādus procesus, kā:

• dalībnieku reģistrācija,
• debašu vadība,
• zāles apskaņošana,
• sinhronā tulkošana,
• prezentāciju demonstrēšana,
• pasākuma video filmēšana,
• tiešraides nodrošināšana u.c.

Pasākumos, kuros lēmumi tiek pieņemti balsojot, būtiska ir arī balsojuma rezultātu uzticamība un drošība pret nesankcionētu balsošanas iekārtu lietošanu. Lai nodrošinātu visu iepriekš minēto ir nepieciešams liels, labi apmācīts tehniskais personāls, kā arī cieša savstarpēja komunikācija pasākuma laikā.

Ja pasākuma laikā nepieciešamas iepriekš neplānotas izmaiņas, to realizēšana bez mūsdienīgiem tehniskajiem risinājumiem var būt ļoti apgrūtinoša. Piemēram, sarežģīta var būt situācija, kad video operatoram, vairāku simtu lielā auditorijā dažu sekunžu laikā nepieciešams atrast iepriekš neplānotu runātāju, kura uzstāšanos sanāksmes vadītājs nolēmis iekļaut pēdējā brīdī par to neinformējot video režisoru.

Lai izvairītos no nepatīkamām organizatoriskām un tehniskām pauzēm iepriekš minētajos, vai līdzīgos gadījumos, KT Serviss, ir izstrādājis automātisku konferenču vadības sistēmu. Sistēma apvieno visus iesaistītos procesus – dalībnieku vadību, apskaņošanu, sinhrono tulkošanu, balsošanu, prezentāciju vadību, video filmēšanu, tiešraidi, titru uzlikšanu un citu procesu pārvaldi vienotā kopējā konferences vadības sistēmā.

Konferenču vadības sistēmas pamatā ir kongresu tehnoloģiju jomā vadošo Eiropas IT kompāniju izstrādāts, nepārtraukti uzlabots un regulāri atjaunots programmnodrošinājums. Automātiskās konferenču vadības programmatūra ir instalēta uz jaudīga konferences vadības servera, kas aprīkots ar HD video tveršanas kartēm un kalpo arī kā video mikšerpults. Konferences sistēmas vadība var tikt realizēta kā no servera, tā arī no klienta PC datoriem, vai Android planšetdatoriem.

Pirms pasākumiem parasti ir jāveic apjomīgs delegātu datu ievades darbs. Mūsu programmnodrošinājums to ļauj padarīt ērtu, izmantojot .xls (MS Excel) dokumentu importēšanas iespēju. Tāpat katram pasākumam tiek izveidota pasākuma vadības veidne (template), no kuras vēlāk pasākuma moderators savā konferences vadības klienta datorā vai planšetē var ērti vadīt dalībnieku debates un balsošanu. Jaudīga video apstrādes un titrēšanas apakšprogramma nodrošina iespēju uz ekrāniem zālē, tiešraidē un videoierakstā demonstrēt vienlaicīgi vienu, vai vairākas personas (līdz 4 delegātiem), vienlaicīgi automātiski titrā parādot delegāta vārdu, uzvārdu, valsti, ko viņš pārstāv un citu informāciju.

Pirms pasākuma tiek sagatavoti automātisko PTZ videokameru kadru iestatījumi katram delegātam. Pasākuma laikā ieslēdzot mikrofonu, kamera automātiski pagriežas pret runātāju un rāda to uz ekrāniem. Tāpat automātiski tiek parādīts titrs ar informāciju par runātāju. Lai nodrošinātu kvalitatīvu video attēlu un komfortablu pasākuma video skatīšanos, brīžos, kad kamera veic ātru pagriezienu uz nākamo runātāju, sistēma automātiski ieslēdz zāles kopskata kadru, vai pasākuma logo. Izmantojot mūsu programmatūru un HD PTZ videokameras, to pagrieziena laiks no mikrofona ieslēgšanas līdz runātāja parādīšanai uz ekrāna vai ēterā ir 2 - 5 sekundes. Pasākumos, kurus filmē operatori, tie caur intercom sakaru iekārtu saņem informāciju no video režisora par to, kuram operatoram delegāts jāfilmē. Operatoram runātājs ir jāatrod zālē un jāiekadrē. Laiks līdz runātāju iespējams parādīt uz ekrāna, vai tiešraidē, ir daudz ilgāks par automātisko sistēmu un nespēj ar to konkurēt.

Pasākumu debatēs, ja delegāti apmainās ar īsām replikām, iespējamas situācijas, kad filmējot manuāli, runātājs var netikt nofilmēts. Līdz ar to pēc pasākuma atšifrējot video ierakstu tekstā, priekšlikuma vai iebilduma autors var nebūt identificējams. Automātiskā konferences vadības sistēma šādas kļūmes novērš. Svarīga tās priekšrocība ir arī iespēja vienā sistēmā vadīt dažādu ražotāju PTZ videokameras, kuras izmanto dažādus datu pārraides protokolus, ar vienu vadības kursorsviru (joystick). Papildus programmnodrošinājums ļauj veidot no galveno video programmu papildinošu, atšķirīgu programmu, ko redz dalībnieki zālē.

Ļoti noderīga sistēmas funkcija ir iespēja, kas ļauj saglabāt, nosūtīt e-pastā, vai izdrukāt informāciju par pasākuma dalībniekiem un balsošanas rezultātiem kādā no populārajiem formātiem, piemēram, pdf, ppt, doc, xls, rtf, vai txt.

Atkarībā no tā kāda diskusijas mikrofonu sistēma tiek lietota, dalībnieku identifikācijai un balsošanai var tikt izmantotas bezkontakta viedkartes NFC.

Šādas ir galvenās mūsu izstrādātās automātiskās konferenču vadības programmatūras iespējas. Automātiskā kameru vadība, dalībnieku uzstāšanās secības koordinēšana un citas funkcijas ir pierādījušas, ka ir neaizstājamas mūsdienu augsta līmeņa pasākumos. Atzinību par sistēmas darbu esam saņēmuši no Latvijas un Igaunijas EU prezidentūras augsta līmeņa pasākumu rīkotājiem. Ja jums ir nepieciešama papildus informācija par sistēmas iespējām un darbu, sazinieties ar KT Serviss.